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【上手な意思疎通の極意】本題に入る前に前提を一致させるくせをつけよ(やり方超簡単)

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社会人になって、仕事をすると、いろんな場面で意思疎通のスキルが求められますよね。でも、なかなかうまく、伝えたいことが伝わらない…

そんな感じで上司や取引先との意思疎通に対して苦手意識を感じている方はたくさんいると思います。言いたいことが上手く伝わらない原因は、ほとんどの場合、「相手との前提を一致させていないこと」です。

本記事では、前提を一致させる簡単な方法を紹介しますので、試してみてください。必ず、説明上手になれますよ。

【前おき】あなたは説明している相手が誰なのかを実は知らない

「いやいや、さすがに知っているよ!」とつっこまれそうですが、実はしっかり認識できていない場合がほとんどです。もちろん、相手の名前、職業くらいまでは認識していることでしょう。しかし、相手がどういう立場で、普段は何をしているのかまでは、上司はともかくとして、初めて会う取引先の担当者の場合、なかなか答えられないのではないでしょうか。

「相手の立場に立って考えろ」とはよく言われますが、相手の立場や職業が自分と違うほど、あなたにとっての常識が通じなくなり、より相手の視点に立つ必要があります。このことは、初対面の相手に限った話ではなく、職場の上司や同期など身近な間柄に対しても同じことが言えます。

しかし、事前に相手のことを知るためには、相当なリサーチスキルが必要で、時間がない人にとってはかなり難しい方法です。

「前提」を一致させることができれば問題なし

相手を知らないことが原因で上手く伝わらない場合、対策方法は2つあります。

一つ目は、先述のとおり、可能な限り相手を知ることです。相手を知ることができれば、相手の視点に立って説明ができます。しかし、これはほとんどの人にとって難しいでしょう。

そこでおすすめしたいのが、2つ目の「本題の前に自分と相手の前提を一致させる」ことです。この方法は、そこまで難しくはありません。

最も分かりやすい究極的な例をあげましょう。

「Can you speak Japanese?(日本語通じますか?)」

と聞くことです。日本語が分からない外国人を相手に、あなたは日本語で会話を続けますか?日本人に話すときは、日本語が通じるという前提が成立しているため、そもそも前提を疑う必要がありません。しかし、実は多くの場面で、自分と相手で前提が違っていることがほとんどです。

たむ
たむ

社会人なりたての頃、上司や取引先の言っていることが理解できないことがありました。それは当然で、上司や取引先よりも前提ができあがっていなかったからです(そもそも、何で〇〇をする必要があるのか、目的は?…いやいや、次の説明はじめるなよ、みたいな風に思ってました)。

自分と相手の前提を一致させるためには2つの段階を踏みます。

1段階目は相手に質問して「前提のズレを確認すること」、2段階目が「前提を一致させるための説明をすること」です。この2段階を踏んだうえで、本題に入るのが理想的な形です。

前提のズレを確認する方法

前提を一致させるためには、この1段階目の確認が9割を占めているといっても良いでしょう。とても重要です。

「前提のずれを確認する」ためのおおよその例(決まり文句)をあげてみました。

・「失礼ですが、入社何年目でしょうか?

→相手のレベルをおおまかに確認

・「この業務は以前にやったことありますか?

→業務に対してどれくらい精通しているか確認

・「前任者の方からどこまできいていますか?

→業務に対してどれくらい精通している確認

・「念のため確認ですが、〇〇を知っていますよね?

→一般的には常識だと思われていることを、万が一知らない人がいないか確認(これはかなり使えます)

・「〇〇へは行ったことありますか?

→〇〇に行くための必要事項(所要時間、支出、必要手続き等)を知っているかの確認

・「〇〇を使ったことはありますか?

→〇〇の使い方を知っているかの確認

上記以外にも考えられる例はあると思いますが、個人的によく使うものを紹介しました。この確認を、本題に入る前にしておくと、意思疎通が格段にしやすくなります。

<補足>

前提を確認するときに、唯一難しいのが、「これきいて失礼じゃないかな?」という気持ちになるような当たり前のことでもきく必要があるときです。この場合は「念のため確認ですが」や「たまに勘違いされている方もいるので確認したいのですが」が使えます。

また、逆に怠ると、相手に対して、「この人、本当に大丈夫?」と不信感を抱かれてしまう場合があります。例えば、年齢をきく前に「失礼ですが」と言いますよね。これは、「年齢をきくというのは失礼なことだと承知していますよ」という認識(前提)を一致させるために使っているわけです。

前提を一致させるための説明

前提のズレが確認できたら、次にズレを一致させる必要があります。とても、簡単な例を示します。

あなたの会社は外部との連絡手段にメールのみを採用しているという前提があるとします。しかし、あなたが担当業務の中でやりとりしているA業者にはメール端末がなく、例外的に電話やFAXを使っているとしましょう。

明日、あなたは会社に不在で、部下にA業者への連絡を任せる指示を出します。この際、前提を一致させておく必要があります。この場合、「A業者とやりとりしたことがありますか?」というのが、前提のズレを確認する質問となり、答えがNoの場合は、あなたは、メールが使えない理由を説明する必要があります。

もし、前提を一致させないまま「A業者に連絡しておいて。番号と書類は後で机に置いておくから」とだけ伝えると、部下は「番号?書類?何の話?」となるでしょう。もちろん、前提が一致していれば、FAX番号と添付する書類のことだとすぐに分かります。

このように、前提を一致させないと、相手が混乱してしまい、上手く伝わらないとう結果になってしまうのです。

意思疎通は基本的には相手を動かすために行うもの

意思疎通の目的はほとんどの場合、相手に何かしらの行動を促すことです。よって意思疎通の際には、相手がどう動いてくれたら理想的か、までをイメージすることが大切です。

しかし、誰かに行動してもらうというのは、自分が動くよりも難しいです。その大きな原因が、本記事でとりげた、自分と相手との間で前提にズレがあるということです。したがって、意思疎通をして動いてもらう際には、自分が初めてそれをするときの気持ちになって説明するの大きなポイントです。それができれば、前提のズレを一致させるために必用な確認項目もおのずと見えてくるでしょう。

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